Ситуация
По участку учета написана управленческая учетная политика, описана методология, проводки, используемые счета плана счетов. Подготовлено техническое решение: документы, которыми в системе отражаются операции по участку, порядок их заполнения. Настроено программное обеспечение в соответствии с техническим решением и методологией учета: план счетов управленческого учета, правила трансляции, аналитики в документах. Подготовлена документация по участку (методология и техническое решение, рабочая инструкция), проведено стандартное обучение и участок передан Заказчику на тестирование.

Проблема
Учет по настроенным участкам не ведется, потому что сотрудник Заказчика не знает как подойти к тестированию и освоить новый для него участок.

Задача
Заказчик должен начать вести учет своими силами в соответствии с управленческой учетной политикой. Ключевой пользователь должен понимать данные, которые отражаются в отчетах, как эти данные формируются и обрабатываются и что потребуется изменить в учете, если появятся новые виды операций.

Решение
Углубленное обучение в процессе совместного тестирования настроенного участка учета, чтобы ответственный исполнитель на стороне Заказчика понимал как проверить и освоить участок.

Как мы это сделали
У Заказчика привыкли вести учет денег, а вот учет лизинга или расходов будущих периодов были новыми и сложными участками для финансовой службы. Еще и принцип учета различался: появился план счетов, двойная запись на счета, учет взаиморасчетов, отчет о прибылях и убытках… Столько изменений не всегда радуют человека и легко им воспринимаются. Также мы знаем, что у всех людей различные профессиональные навыки и компетенции.

Мы предложили совместное тестирование участка, чтобы вовлечь людей в методологию учета, показать на реальных операциях как они будут отражаться в учете и какими документами. Мы пересказывали документацию, которая уже была подготовлена и передана Заказчику, но эффект был! Представитель Заказчика стал задавать вопросы, видел, как конкретные операции требуется отразить в программе и проверить их корректность в учете. После совместного тестирования у Заказчика в программе остались заполненные документы как образцы, к которым удобно вернуться и проверить себя, или скопировать этот документ для текущего учета. Также мы вели видео-запись, чтобы у Заказчика была возможность вернуться и уточнить какую-то информацию для себя, например, в каком разделе документ или где находится кнопка.

Также в процессе такого совместного взаимодействия мы смогли лучше понять профессиональные знания и личные особенности человека, который ведет учет, а значит является для нас важным действующим лицом. Мы дали рекомендации по его профессиональному развитию и обучению, которые помогут сотруднику поддерживать и развивать управленческий учет в компании.

Наша цель в данном проекте заключалась в том, чтобы сотрудник, который ведет учет у Заказчика, делал это осознанно, качественно и быстро. Нам было важно убедиться, что предложенные методика и техническое решение у данного Заказчика будут поддерживаться и использоваться для ведения учета.