Иногда чтобы найти решение, нам приходится распутывать сложные цепочки расчётов в отдельных бизнес-процессах клиентов. Один из таких проектов команда PM Consulting реализовала для крупного холдинга, лидера в своей отрасли, который занимается строительством и сдачей в аренду собственной коммерческой недвижимости и управляет недвижимостью других собственников.
У клиента обширный портфель объектов — от компактных помещений стрит-ритейла до полноценных торговых центров. Компания обратилась к нам за помощью в автоматизации перевыставления коммунальных услуг между сотнями арендаторов и собственниками помещений.
До обращения к нам холдинг уже привлекал сторонние компании для настройки этого процесса в 1С, но все попытки оказались неудачными — процесс так и не удалось автоматизировать.
Мы взглянули на проблему под другим углом, нашли её источник и помогли клиенту сохранить бюджет. В статье расскажем, как разобрались в бесконечных Excel-таблицах, справились с бунтом в бухгалтерии и полностью перевели расчёты в 1С.
Как холдинг учитывал коммунальные услуги
Клиент поручил нам разобраться в одном из своих бизнес-процессов — перевыставлении коммунальных услуг. В отличие от арендной платы, которая учитывается как обычная выручка, коммунальные услуги в агентской схеме предполагают расчёты в пользу третьих лиц. Клиент как агент выставляет их арендаторам и передаёт отчёты принципалам. НДС к учёту он не принимает.
В чём была сложность:
Отсутствие единой схемы расчёта. Коммунальные услуги — это не только электричество и вода. Арендаторы платят за ТБО, содержание помещений, мелкий ремонт, услуги по размещению вывески — для каждого из них суммы индивидуальны. Тарифные сетки и методики расчётов тоже отличаются — в частности, вывоз мусора для аптеки и парикмахерской требует разных затрат.
Масштаб данных. В каждом торговом центре может быть от 1 до 8−10 собственников, которым наш клиент предоставляет ежемесячные отчёты по арендаторам. Самих арендаторов — десятки на объект. Как итог — большое количество операций и взаиморасчётов.
Ведение учёта в Excel-таблицах. Показания счётчиков раньше передавались «на листочке», сами документы велись вручную — сотрудники сами не могли разобраться в действующей системе. На выставление коммунальных услуг ежемесячно уходило примерно 20 дней.
Компания пользовалась решением «1С:Аренда и управление недвижимостью», но оно не закрывало задачу полностью. Функционал продукта частично устарел и не отвечал новому налоговому законодательству.
После перевыставления коммунальных услуг в компании не было прозрачной картины, насколько корректно услуги выставлены арендаторам и полностью ли соответствующие расходы перевыставлены принципалам.
Система была непрозрачной и могла привлечь внимание налоговой. Компания много раз пыталась это исправить: приглашала разработчиков, пыталась «чинить» 1С. Но решение искали не там.
→Что сделали
Шаг 1. Провели аудит и нашли проблему — не в системе
На старте переговоры с клиентом шли непросто. Было сложно убедить его, что консультанты способны помочь там, где не справились программисты.
Как только мы приступили к реализации проекта, обозначили ключевые задачи:
Разобраться, как клиент выставляет коммуналку
Проверить Excel-таблицы на предмет ошибок в данных и формулах
Воспроизвести логику в 1С с учётом нестандартных договорённостей с арендаторами и принципалами
Отделить ситуации, которые требуют настройки в системе, от тех, где нужно менять бизнес-процесс в компании
Провели глубокий аудит и обнаружили две критические проблемы в логике расчётов:
«Котловой» учёт поступлений. Все поступления от ресурсоснабжающих организаций учитывали на одной «бумажке». Посмотреть распределения по арендаторам было невозможно.
Потери от пустующих помещений. Затраты на коммунальные услуги за них должны нести собственники — принципалы. Но эти деньги вообще нигде не учитывались просто потому, что не было возможности правильно посчитать доли. По сути, наш клиент брал эти расходы на себя и нёс убытки.
Шаг 2. Восстановили корректные данные по площадям и исправили ошибки в расчётах
При погружении в Excel-таблицы с расчётами мы также обнаружили ошибки. Ключевая крылась в площадях помещений — они не сходились тотально:
Данные по договорам с арендаторами не совпадали с теми, что были указаны в таблицах
Суммы помещений не совпадали с общими площадями торговых центров
Порядка не было настолько, что нам пришлось восстанавливать регистрацию площадей в системе.
Причина — человеческий фактор и отсутствие единого источника ввода информации. Когда данные вводят ошибочно один раз — их легко найти и исправить. Но когда неверную информацию вводят многократно, проблема масштабируется.
В одном из случаев площадь арендуемого помещения была указана в размере 83 кв.м. вместо 38 кв. м. Это значит, что арендатор платил больше, чем должен был. Если бы ситуация была обратной и ошибка в цифре была в меньшую сторону, холдинг терял бы деньги сам.
Ошибки были везде: в формулах, в значениях.
Было сложно объяснить клиенту, что выполнить задачу в оговоренные ранее сроки нереально— сначала требовалось скорректировать данные. Но на нашей стороне были топовые сотрудники холдинга: финансовый директор во всё вникал, а генеральный горячо поддерживал и оказывал административное давление на нужные отделы компании. Без их личного участия проект не сдвинулся бы с мёртвой точки.
Шаг 3. Автоматизировали расчёт в 1С
Мы многократно встречались с сотрудниками клиента и его разработчиками, приглашали своих технических специалистов. Создали модуль, который полностью автоматизирует процесс перевыставления коммунальных услуг.
На протяжении 2−3 месяцев наша команда вовлекала сотрудников клиента в новый формат работы с данными. Не всем это понравилось — мы столкнулись с сопротивлением со стороны бухгалтерии. Люди привыкли к старым таблицам и не хотели учиться работать в системе.
Когда мы настроили модуль в 1С, они продолжили параллельно производить расчёты в Excel. Если цифры не сходились, сотрудники не искали причину, а жаловались на работу программы. На деле же расхождения возникали потому, что операторы сами забывали указывать площади в карточках новых договоров.
Конфликт дошёл до предела прямо перед Новым годом — шесть сотрудников бухгалтерии одновременно написали заявления об увольнении.
Руководство холдинга проявило твёрдость и попросило нас взять процесс на себя. Мы оперативно включили в работу своих специалистов и полностью провели декабрьский расчёт коммунальных услуг своими силами, выдержав плановые сроки.
За время проекта:
Учли в методике частные договорённости с арендаторами
Перевели все начисления и перевыставления коммунальных услуг в 1С
Полностью отказались от использования Excel-таблиц
→Результат
Наша команда автоматизировала процесс перевыставления счетов и достигла поставленных целей. Ключевые итоги:
1. Обнаружили «дыры» в бюджете. Руководители компании с трудом поверили в озвученные нами убытки — они теряли миллионы рублей, которые не перевыставлялись из-за пробелов в данных и не взыскивались с принципалов.
2. Ликвидировали налоговые риски. Убрали «котловой» учёт и непонятные схемы, сделав расчёты с третьими лицами прозрачными для ФНС.
3. Исключили человеческий фактор. Все данные по площадям, ставкам и коэффициентам зафиксировали в едином реестре 1С. Расчёты больше не зависят от устных договорённостей или привычек конкретных сотрудников.
4. Избавили клиента от рутины. Перевыставление коммунальных услуг стало происходить автоматически.
Сейчас мы продолжаем сотрудничество с холдингом. В разработке находятся два новых проекта: настройка автоматического обмена электронными показаниями счётчиков с ресурсоснабжающими организациями и внедрение модуля отчётности перед принципалами.
Если в вашей компании расчёты с контрагентами застряли в Excel, а отчётность не даёт прозрачной картины — напишите нам. Мы разберём вашу ситуацию и подскажем, с чего стоит начать изменения.