"Если тебе предстоит дальняя дорога, не пытайся заглянуть за горизонт, споткнешься о первый пенек. Ставь вешку, ставь не далеко и не близко-так, чтобы и перспектива наличествовала, и видна была вешка отчетливо. Иди к ней небыстро, однако уверенно и с достоинством. Когда дойдешь, переставь заново и в путь. Главное-неумолимость движения." Николай И. Леонов (писатель)


Ситуация
К нам обратились руководители IT-компании с задачей внедрить управленческий учет. Компания осуществляет свою деятельность в нескольких городах РФ и предоставляет услуги по нескольким продуктовым направлениям. У компании несколько собственников с разной степенью участия в управлении. После проработки детального плана внедрения стало понятно, что срок реализации проекта составит 1,5 года.

Проблема
Акционеры компании требовали ежемесячно отчетности еще вчера. Поэтому перспектива получить управленческую отчетность через 1,5 года Заказчика не устраивала. С другой стороны, за пару месяцев невозможно выстроить упорядоченную систему сбора, обработки, проверки и анализа финансовой информации и настроить формирование полноценной отчетности (на момент начала проекта даже учет движения денежных средств в компании полноценно не велся).

Решение
Проект был разделен на две части:
1. упрощенный отчет для собственников, для которого прорабатывается минимальное количество участков учета
2. полноценный учет и отчетность по трем формам

Как мы это сделали
Управленческая отчетность — это совокупность внутренних отчетов предприятия, которые формируются с целью получить достоверную информацию о состоянии дел компании. В соответствии с мировыми стандартами управленческая отчетность содержит три основные формы отчетов: отчет о прибылях и убытках, отчет о движении денежных средств, баланс. Эти отчетные формы дают полную информацию о финансах предприятия.

В ходе анализа существующих информационных потоков в компании и состояния финансовой функции Заказчика мы определили тринадцать участков управленческого учета, которые необходимо настроить для формирования полного комплекта управленческой отчетности: денежные средства, расчеты с персоналом по заработной плате, затраты на создание основных средств и нематериальных активов, материально-производственные запасы, нематериальные активы, основные средства, расчеты с подотчетными лицами, расчеты с покупателями, расчеты с поставщиками, расходы будущих периодов, резервы, финансовые инструменты, регламентные операции по закрытию месяца и формированию финансового результата.

Также нам удалось выяснить, что собственникам компании на текущем этапе для принятия быстрых управленческих решений достаточно упрощенной формы отчетности. Форма отчета была разработана в компании и применялась несколько лет. Однако, из-за ручного формирования этого отчета он содержал много ошибок и предоставлялся собственникам с большими (несколько месяцев) задержками.

Мы поняли, что для оперативного формирования требуемого отчета достаточно было автоматизировать учет расчетов с покупателями, учет расчетов с персоналом по заработной плате и учет движения денежных средств. То есть только три участка управленческого учета из тринадцати!
С учетом того, что в компании для формирования такого отчета использовались, как минимум, три разных источников данных (Excel-таблицы, данные внутренней системы оперативного учета и данные бухгалтерского учета) автоматизация даже одного из этих участков заметно сокращала время подготовки отчета и количество ошибок.

Срок реализации первого этапа проекта составил всего три месяца.

В результате
Поэтапный подход к реализации проекта позволил нам закрыть текущие "острые" потребности Заказчика, заложив основы для внедрения управленческого учета как целостной системы сбора, обработки, проверки и анализа финансовой информации на регулярной основе.