💼У одного из наших клиентов довольно давно работала заявочная система платежей в Бит.Финанс: заявители формировали заявки на оплату, казначейство их исполняло.
☝🏻Однако, в этой системе не предполагался бюджетный контроль свободных лимитов платежей, т.е. заявка не проверялась на то, остались ли еще на плановый период неиспользованные лимиты по статье платежей и ЦФО.
🛑В результате случались перерасходы бюджета, т.к. фактически заявочная система платежей выполняла лишь функцию структурированной подачи информации, что давало упрощение заполнения аналитик оплат для финансистов, но не более того.
☝🏻В то же время бюджет у компании формируется, при этом достаточно глубоко прорабатывается. Это означает, что есть достаточно качественные плановые данные по планируемым оплатам в разрезе статей и ЦФО.
Поэтому, для включения в заявочную систему контроля свободных лимитов, достаточно было заполнить в системе контрольные значения лимитов на основании имеющихся в системе данных БДДС (это штатный функционал Бит.Финанс, заполнение автоматизировано), а также проработать регламент корректировки лимитов.
📑Регламент корректировки лимитов потребовался, т.к. компания выбрала жесткое ограничение, когда при превышении лимита даже на 1 копейку заявка считается сверхбюджетной и не проводится. Однако, компания готова была разрешить некоторые виды «переброски» лимитов, когда руководитель ЦФО уменьшает лимиты по одной статье и увеличивает по другой, а также увеличение лимитов расходов в случае появления дополнительных доходов. Перераспределение лимитов между ЦФО требует взаимного согласования их руководителей. Отдельные защищённые статьи (аренда, зарплата) корректируются исключительно на уровне высшего руководства. Регламент потребовался для описания возможных случаев корректировок, а также определения полномочий по таким корректировкам. Эту работу взяли на себя мы, на стороне клиента осталось только высказать пожелания и согласовать проект документа.
✅В результате, практически незаметно для клиента у них появилась система контроля казначейских лимитов, которая позволила полностью избавиться от неконтролируемого превышения расходов. Наш клиент особо отметил значимое повышение ощущения управляемости расходов и минимальное вовлечение сотрудников клиента в проект.
❗На самом деле, у клиента почти все было сделано для того, чтобы система контроля лимитов функционировала, но клиент этого не осознавал и, думая о вводе контроля лимитов, представлял эту «последнюю милю» как большой проект. И так бывает довольно часто: проблема кажется большой, но, если ее разобрать и проанализировать текущее состояние, то часто для значимых улучшений нужно сделать очень немного.
#контрольбюджетныхлимитов#казначейство#бюджетирование#pmconsulting
☝🏻Однако, в этой системе не предполагался бюджетный контроль свободных лимитов платежей, т.е. заявка не проверялась на то, остались ли еще на плановый период неиспользованные лимиты по статье платежей и ЦФО.
🛑В результате случались перерасходы бюджета, т.к. фактически заявочная система платежей выполняла лишь функцию структурированной подачи информации, что давало упрощение заполнения аналитик оплат для финансистов, но не более того.
☝🏻В то же время бюджет у компании формируется, при этом достаточно глубоко прорабатывается. Это означает, что есть достаточно качественные плановые данные по планируемым оплатам в разрезе статей и ЦФО.
Поэтому, для включения в заявочную систему контроля свободных лимитов, достаточно было заполнить в системе контрольные значения лимитов на основании имеющихся в системе данных БДДС (это штатный функционал Бит.Финанс, заполнение автоматизировано), а также проработать регламент корректировки лимитов.
📑Регламент корректировки лимитов потребовался, т.к. компания выбрала жесткое ограничение, когда при превышении лимита даже на 1 копейку заявка считается сверхбюджетной и не проводится. Однако, компания готова была разрешить некоторые виды «переброски» лимитов, когда руководитель ЦФО уменьшает лимиты по одной статье и увеличивает по другой, а также увеличение лимитов расходов в случае появления дополнительных доходов. Перераспределение лимитов между ЦФО требует взаимного согласования их руководителей. Отдельные защищённые статьи (аренда, зарплата) корректируются исключительно на уровне высшего руководства. Регламент потребовался для описания возможных случаев корректировок, а также определения полномочий по таким корректировкам. Эту работу взяли на себя мы, на стороне клиента осталось только высказать пожелания и согласовать проект документа.
✅В результате, практически незаметно для клиента у них появилась система контроля казначейских лимитов, которая позволила полностью избавиться от неконтролируемого превышения расходов. Наш клиент особо отметил значимое повышение ощущения управляемости расходов и минимальное вовлечение сотрудников клиента в проект.
❗На самом деле, у клиента почти все было сделано для того, чтобы система контроля лимитов функционировала, но клиент этого не осознавал и, думая о вводе контроля лимитов, представлял эту «последнюю милю» как большой проект. И так бывает довольно часто: проблема кажется большой, но, если ее разобрать и проанализировать текущее состояние, то часто для значимых улучшений нужно сделать очень немного.
#контрольбюджетныхлимитов#казначейство#бюджетирование#pmconsulting
